L'import manuel vous permet d'importer vos Contacts, vos Comptes (entreprises), vos Deals, vos Owners et vos Collaborateurs dans Diffly à partir d'un tableur, par exemple un export de votre CRM. Un assistant en 5 étapes vous guide, avec un aperçu avant que quoi que ce soit ne soit enregistré.
Qui peut l'utiliser ?
La fonctionnalité Imports de données doit être activée pour votre entreprise par votre contact Diffly. Si vous ne la voyez pas dans Paramètres, demandez-nous de l'activer.
ℹ️ Bon à savoir : si votre CRM est connecté à Diffly, la synchronisation CRM est généralement le meilleur moyen d'alimenter vos données dans la durée. L'import manuel convient aux chargements ponctuels, aux données qui ne viennent pas d'un CRM connecté, ou à une migration avant la mise en place d'une synchronisation.
Avant de commencer
Formats acceptés : CSV, XLSX ou XLS.
Contenu du fichier : une feuille, une ligne par enregistrement. Si une ligne correspond à un deal, vous pouvez y inclure les informations du contact et de l'account associés : Diffly les relie automatiquement. Si votre fichier comporte plusieurs feuilles, seule la première est lue : gardez tout sur une seule feuille.
Au moins une ligne de données en plus des en-têtes de colonnes, sinon Diffly vous demandera de corriger le fichier avant de continuer.
Plusieurs deals pour un même compte : utilisez une ligne par deal et répétez le même Account Id (ou Account Name) sur chacune. Diffly reconnaît qu'il s'agit du même account et ne crée pas de doublon.
Majuscules et minuscules : sans importance pour les Comptes (« Acme Corp » et « acme corp » sont le même account). Les autres champs sont rapprochés tels que saisis : gardez vos IDs et vos emails cohérents.
Ordre des colonnes : sans importance. Les fichiers fournis par Diffly et l'étape de mapping suivent le même ordre (Deal, Comptes, Sales, Contact), un bon modèle si vous construisez votre fichier de zéro.
ℹ️ Bon à savoir : vous ne savez pas comment formater votre fichier ? Cliquez sur Télécharger le fichier d'échange au début de l'import : c'est un modèle prêt à l'emploi, avec des données d'exemple et des instructions pas à pas directement dans la feuille. Avant de l'importer pour de vrai, supprimez les lignes d'exemple et le texte d'instructions : seules vos propres données doivent rester.
ℹ️ Bon à savoir : vous connaissez déjà vos champs ? Cliquez plutôt sur Télécharger le fichier avec mes champs : un fichier vierge avec une colonne par champ présent dans Diffly (Contacts, Comptes, Deals et Sales), chaque en-tête portant déjà l'identifiant exact du champ.
Nommer vos colonnes pour un mapping automatique
Ce n'est pas obligatoire : vous pouvez toujours associer chaque colonne à la main à l'étape 2. Mais si vous nommez vos en-têtes selon ce modèle, Diffly les associe automatiquement : Column Name <OBJECT>
Par exemple, une colonne Email <CONTACT> indique à Diffly que la colonne appartient au contact. Diffly en déduit seul qu'il s'agit du champ email, en lisant le nom de la colonne et quelques valeurs. OBJECT doit être l'un des suivants : CONTACT, ACCOUNT, DEAL ou SALES (le sales owner du deal).
Vous n'avez jamais besoin de nommer le champ exact : indiquez simplement l'objet.
Plus d'un contact sur la même ligne ? Donnez aux colonnes du deuxième contact exactement le même tag que celles du premier (par exemple deux colonnes nommées Email <CONTACT>). N'inventez pas de tag <CONTACT2> : Diffly les distingue grâce au libellé de la colonne (par exemple « Contact 2 Email »).
C'est exactement le format du fichier d'exemple : le plus simple est de partir de Télécharger un fichier d'exemple.
Quelles colonnes sont réellement nécessaires ?
Cela dépend de ce que vous faites : créer de nouveaux enregistrements, ou seulement mettre à jour des enregistrements qui existent déjà dans Diffly.
Deal : pour créer, Id, Deal name, Outcome et Deal type. Pour mettre à jour, Id.
Compte : pour créer, Account name (l’Account Id est facultatif). Pour mettre à jour, Account Id ou Account name.
Contact : pour créer, Email. Pour mettre à jour, Email ou Id.
Sales (deal owner) : pour créer, Email, First name et Last name. Pour mettre à jour, Email.
Tout le reste est optionnel : associez autant de colonnes supplémentaires que votre fichier en contient, elles rempliront simplement davantage de champs sur le même enregistrement. Si vous choisissez le mode Mettre à jour seulement (étape 1) et que la colonne de rapprochement d'une ligne ne trouve aucun enregistrement existant, la ligne passe en erreur au lieu d'en créer un.
Étape 1 : Importer votre fichier
Rendez-vous dans Paramètres → Imports de données et cliquez sur Importer des données.
Glissez votre fichier dans la zone prévue, ou cliquez sur choisissez un fichier pour le sélectionner.
Une fois importé, le nom et la taille du fichier remplacent la zone d'import. Cliquez sur l'icône corbeille pour le retirer et choisir un autre fichier, si vous vous être trompés.
Sous le fichier, choisissez comment traiter chaque type d'enregistrement :
Créer et mettre à jour : si l'enregistrement existe, il est mis à jour ; sinon, il est créé. (Recommandé dans la plupart des cas.)
Créer seulement : seuls les nouveaux enregistrements sont ajoutés. Les enregistrements existants ne sont pas modifiés, même si le fichier contient des informations plus récentes.
Mettre à jour seulement : seuls les enregistrements existants sont mis à jour. Les lignes qui créeraient un nouvel enregistrement sont ignorées.
Cliquez sur suivant.
Vous pouvez régler ce choix séparément pour les Contacts, les Comptes, les Deals, les Owners et les Collaborateurs. Par exemple, vous pouvez mettre à jour vos Comptes existants tout en ne créant que de nouveaux Contacts.
Étape 2 : Associer vos colonnes
Cette étape indique à Diffly ce que représente chaque colonne de votre fichier. Un panneau Guide rapide en haut de l'étape rappelle l'essentiel (ce dont chaque colonne a besoin, la signification des icônes de statut et les règles appliquées par Diffly).
Les colonnes sont regroupées en une carte par objet, toujours dans l'ordre Deal, Compte, Owner, Contact.
Un nouveau fichier démarre avec toutes ses colonnes dans la section Pas encore mappés, en bas de page.
Chaque objet a sa propre couleur, affichée sous forme de petit point sur sa carte et dans les listes déroulantes.
Pour chaque colonne encore dans Pas encore mappés, choisissez d'abord ce qu'elle est : Deal, Compte, Owner, Contact. Elle rejoint alors directement la carte de l'objet. Choisissez ensuite à quel champ elle correspond, par exemple « Email » ou « First Name ».
Les champs dont Diffly a encore besoin pour créer ou mettre à jour l'objet sont marqués Obligatoires et affichés en premier, selon votre choix de l'étape 1.
Si vous ne trouvez pas le champ voulu, cliquez sur + Create new field en bas de la liste pour en créer un sur-le-champ (nom, type et, pour une liste déroulante, liste des choix).
Une colonne reste dans Pas encore mappée tant que vous n'en décidez pas autrement : inutile de la « passer ». Tout ce qui reste là n'est tout simplement pas importé. Pour sortir une colonne déjà associée, utilisez l'option Ignorez cette colonne de sa liste « ce qu'elle est ».
Une fois une colonne entièrement et correctement associée, sa ligne se réduit à une seule ligne (son nom et le champ associé). Cliquez sur Modifier pour la modifier à nouveau.
Plusieurs contacts par deal
Certains fichiers contiennent deux personnes sur le même deal, par exemple un champion et un décideur. Au-dessus de la liste des colonnes, cliquez sur Ajouter un autre contact contact. Vous pouvez ajouter autant de contacts que votre fichier en contient, un clic à la fois.
Pré-mapping automatique
Si les en-têtes de votre fichier suivent déjà le format Column Name <OBJECT> (celui du fichier d'exemple), Diffly les reconnaît automatiquement et détermine le champ exact. Vous verrez un message du type « Nous avons pré-mappé 12 colonnes à partir des en-têtes de votre fichier » : vous n'aurez peut-être rien à associer à la main.
Les garde-fous de Diffly
Un champ ne peut être utilisé qu'une fois. Si « Email » est déjà associé à une colonne, il apparaît grisé pour les autres, avec la mention « déjà mappé sur une autre colonne ».
Les données doivent correspondre au champ. Si les valeurs d'une colonne ne peuvent manifestement pas convenir (par exemple du texte pour un champ date), l'option est grisée avec la mention « ne correspond pas aux données de cette colonne ».
Chaque carte indique ce qui manque. Si un objet n'a pas un champ nécessaire à sa création ou à sa mise à jour, un message précise lequel, par exemple « Champ(s) obligatoire(s) manquant(s) pour la création : Nom du deal, Étape du deal ». Il disparaît dès que vous associez ce champ.
Chaque ligne affiche une petite icône :
✅ coche verte : la colonne est entièrement associée.
⚠️ avertissement : vous avez choisi un type mais pas encore de champ, ou l'association doit être corrigée (survolez l'icône pour le détail).
🚫 : cette colonne sera ignorée.
Quand chaque colonne est soit associée, soit laissée volontairement dans Pas encore mappé, cliquez sur Suivant.
Étape 3 : Associer les valeurs (uniquement si nécessaire)
Si vous avez associé une colonne à un champ à choix (par exemple Deal Outcome, ou une liste déroulante que vous avez créée) et que votre fichier contient des valeurs qui ne correspondent à aucune option du champ (par exemple « Closed Won » dans votre fichier alors que l'option Diffly s'appelle « Won »), Diffly affiche chaque valeur distincte trouvée et vous laisse la rattacher à la bonne option. Les valeurs qui correspondent déjà sont traitées automatiquement.
Si toutes les valeurs de votre fichier correspondent déjà, cette étape n'apparaît pas : vous passez directement à l'aperçu.
Étape 4 : Vérifier l'aperçu
C'est un contrôle de sécurité : Diffly parcourt l'intégralité de votre fichier et vous montre exactement ce qui se passerait, sans rien modifier pour l'instant.
Vous voyez toutes les colonnes de votre fichier dans le même ordre, regroupées sous un libellé Contact, Contact 2 (si vous avez ajouté un deuxième contact), Compte, Deal ou Sales, qui reste visible même quand vous faites défiler un fichier large. Le numéro de ligne et le statut restent affichés à gauche, et les erreurs à droite. Les lignes sont affichées par 100, avec une pagination en bas de page si votre fichier est plus long.
Pour chaque ligne, vous voyez :
si elle s'est bien passée ou si elle rencontre un problème ;
la valeur lue par Diffly pour chaque colonne et, à côté de la première colonne de chaque groupe, si l'enregistrement sera créé ou mis à jour ;
en cas de problème, une explication claire (par exemple une valeur obligatoire manquante).
Prenez le temps de vérifier. Si quelque chose ne va pas, cliquez sur Précédent et ajustez votre mapping : rien n'a encore été enregistré, vous pouvez donc faire des allers-retours sans risque. Quand le résultat vous convient, cliquez sur Confirmer l'import.
Étape 5 : Après l'import
Une fois l'import confirmé, Diffly traite votre fichier pour de bon et vous amène sur la page Détails de l'import, qui affiche :
Lignes importés et nouveaux enregistrements : un résumé de la taille et de l'impact de l'import.
Pour chaque type d'enregistrement (Contacts, Comptes, Deals, Sales) : combien ont été créés, combien ont été mis à jour et combien ont généré des erreurs (en rouge s'il y en a).
Des onglets en bas de page, Erreurs, Contacts, Comptes, Deals et Owners, pour consulter chaque enregistrement importé, avec les noms de colonnes tels qu'ils correspondent aux champs Diffly (et non les en-têtes d'origine). Si une ligne contenait plusieurs contacts, chacun a sa propre ligne dans l'onglet Contacts (« Contact 1 », « Contact 2 », etc.).
En cas de problème
Ouvrez l'onglet Erreurs pour voir précisément quelles lignes ont échoué et pourquoi.
Cliquez sur Télécharger le fichier d'import (en haut à droite de la page) pour récupérer votre fichier d'origine.
Corrigez votre tableur, puis lancez un nouvel import avec le fichier corrigé. La plupart des enregistrements étant rapprochés sur un ID ou un champ clé comme l'email, réimporter un fichier corrigé ne crée pas de doublons pour les lignes déjà importées.
Retrouver vos imports passés
Rendez-vous dans Paramètres → Imports de données pour voir tous les imports que vous avez lancés, avec la date, le statut et un récapitulatif des lignes et enregistrements concernés. Cliquez n'importe où sur une ligne pour ouvrir son détail.
Questions fréquentes
Puis-je importer Contacts, Accounts, Deals et Sales owners dans un seul fichier ?
Oui, c'est exactement le but de cette fonctionnalité. Mettez les informations du contact, de l'account, du deal et du sales owner d'une même relation sur la même ligne : Diffly les relie entre elles.
Que se passe-t-il si je n'ai pas de valeur pour chaque colonne ?
Ce n'est pas un problème : laissez la cellule vide. Diffly ne met à jour que les champs qui ont une valeur dans votre fichier.
L'import va-t-il créer des doublons ?
Non, tant que votre fichier contient un ID (ou un email pour les contacts et les sales owners, ou un nom pour les accounts) qui correspond à ce qui existe déjà dans Diffly : les enregistrements sont alors mis à jour au lieu d'être dupliqués.
Puis-je annuler un import ?
Pas automatiquement aujourd'hui. Vérifiez toujours attentivement l'étape d'aperçu avant de cliquer sur Confirmer l'import : c'est votre occasion de repérer les erreurs avant tout enregistrement. Si vous constatez un problème après validation, contactez votre interlocuteur Diffly.
Puis-je importer un deal avec deux contacts, ou plus ?
Oui. À l'étape de mapping, répondez à « Ce fichier contient-il plusieurs contacts par deal ? » et ajoutez un contact pour chaque personne du deal. Chaque contact ajouté est rattaché au même deal à la validation de l'import.
Puis-je importer le propriétaire de chaque deal ?
Oui : associez les colonnes concernées à Sales (email, prénom, nom, intitulé de poste). Diffly crée ou met à jour cette personne et la définit comme propriétaire du deal. Répéter le même email sur plusieurs deals les rattache tous à la même personne, sans doublon.
J'ai déjà une synchronisation avec mon CRM : dois-je quand même utiliser l'import manuel ?
Si vous avez une connexion CRM active, c'est généralement le meilleur moyen d'alimenter vos données dans la durée : un petit lien sur la page Data Imports renvoie vers vos réglages d'intégrations. L'import manuel convient surtout aux chargements ponctuels, aux données qui ne viennent pas d'un CRM connecté, ou à une migration avant la mise en place d'une synchronisation.